... verrät den Experten!

FAQs:

Ist eine Datensicherung notwendig und wenn ja wie oft?

Wir können eine Wiederherstellung von verloren gegangenen Daten nur gewährleisten, wenn uns eine aktuelle Datensicherung vorliegt. Aus diesem Grund empfehlen wir eine tägliche Auslagerung der Festplatten an einen Ort, der vor Diebstahl, Brand, Überschwemmung und sonstigen Zwischenfällen schützt.

Ist keine aktuelle Datensicherung vorhanden, können wir im Problemfall das System nicht wiederherstellen! Wenn Sie auf eine tägliche Auslagerung der Festplatten verzichten, geschieht dies auf eigene Verantwortung.

Sollten Sie sich gegen eine tägliche Auslagerung der Festplatten entscheiden, empfehlen wir zumindest einmal wöchentlich eine Festplatte an einem sicheren Ort auszulagern.

Wie kann ich die erste Prozessregisternummer bestimmen?

Öffnen Sie über die Schaltfläche 'Stammdaten' auf der linken Leiste 'Mandant' und 'Akten'.

Der JUDAS vergibt fortlaufend Prozessregister-Nummern. Auf der Karteikarte ‚Akten‘ können Sie dem Programm mitteilen, ab welcher Prozessregisternummer des laufenden Jahres angefangen werden soll zu zählen. Sollten Sie z.B. bereits 108 Register angelegt haben, geben Sie im Feld 'Erste Prozessregisternummer' 109 an. Das Programm zählt dann ab dieser Nummer automatisch weiter. Geben Sie hier nichts ein, wird mit 1 angefangen zu zählen.
Register, die eine niedrigere Prozessregisternummer als die in den Stammdaten eingegebene Nummer haben, können von Ihnen bei einer Neuanlage einzeln von Hand vergeben werden.

Wie gebe ich die Daten der Benutzer-Kanzlei ein?

Eingabe der Benutzerdaten/Stammdaten/Firmenstamm/Mandant!

Auf der Arbeitsleiste links unten befindet sich die Schaltfläche ‚Stammdaten', welche Sie durch einfaches Anklicken öffen. Mit einem weiteren Klick auf 'Mandanten' öffnet sich der Baum mit den Mandanten.

Ein Mandant ist bereits aktiv, alle übrigen müssen bei Bedarf über die rechte Maustaste explizit aktiviert werden. Aktivierte Mandanten sind grün gekennzeichnet.
Tragen Sie nun den Kanzleinamen sowie alle übrigen Angaben zu Ihrer Kanzlei und Ihrem zuständigen Finanzamin in den aktiven Mandanten ein.

Achtung: Wenn der Name einmal eingegeben wurde, ist er nicht mehr änderbar.

In dieser Maske kann auch ein Kontenrahmen eingegeben werden, der zur Erstellung eines Kontenplans benötigt wird. (Zur Zeit nur SKR3) . Dies gilt nur wenn nicht bereits aus der Datenübernahme des alten Judas die Konten übernommen wurden.
Auch die Eingabe des Sach-EB-Kontos für die Fibu ist hier vorgesehen.

Allgemeine Bedienungshinweise

Grundsätzlich ist die Bedienung so angelegt, dass man durch Anklicken der Module stets eine Tabelle mit den bereits vorhandenen Datensätze erhält.
Klickt man innerhalb der Tabelle mit der rechten Maustaste auf einen Datensatz, so erhält man ein Kontextmenü mit den hier möglichen Aktionen.
Zum Anlegen / Bearbeiten der Datensätze öffnet sich ein Baum mit den abhängigen Daten zu dem ausgewählten Datensatz. Auch im Baum kann man durch Klick der rechten Maustaste stets die möglichen Aktionen angezeigt bekommen.

Wie funktioniert die Rechtvergabe?

Die RECHTE müssen je Mandant für jeden Benutzer extra vergeben werden.
Hierzu klicken Sie in der Menüleiste auf ‚Bearbeiten‘ ‚Einstellungen’ und dort auf die Karteikarte ‚Rechte‘. Dort kann in der linken Spalte der Benutzer ausgewählt werden.

In der zweiten Spalte werden die Module ausgewählt, für die dem jeweiligen Benutzer Berechtigungen erteilt werden sollen.

Anhand der hinter dem Benutzer in Klammern stehenden Nummer können Sie erkennen, für welchen Mandanten dem Benutzer Rechte erteilt werden. Benutzer mit der Nummer (0) sind berechtigt alle Mandanten zu bearbeiten.

Nach der Vergabe der Rechte für jedes einzelne Modul MUSS die Schaltfläche 'Zuweisen' gedrückt werden, damit die Einstellungen gespeichert werden.

Für den Terminkalender können besondere Rechte vergeben werden, welche das Ansehen und Bearbeiten der Terminkalender der anderen Benutzer betreffen.
Klicken Sie hierfür den Terminkalender im Fenster 'Modul' an. Im rechten Teil des geöffneten Fensters erscheint nun eine Liste mit allen anderen Benutzern. Sie können nun den jeweiligen Benutzer mit einem Doppelklick in die rechte Spalte 'Sichtbare Termine' verschieben und so dessen Termine für Ihren Benutzer (in der ganz linken Spalte) sichtbar machen.

Darüber hinaus können Sie über das Aktivieren des jeweiligen Kästchens auf der ganz rechten Seite entscheiden, ob Ihr Benutzer über das Lesen hinaus, die Termine der anderen Benutzer bearbeiten, erneuern oder löschen darf.

Zum Speichern Ihrer Einstellungen ist auch hier die Bestätigung über die Schaltfläche 'Zuweisen' erforderlich.

Private Termine erscheinen im Terminkalender als grüne Markierung und können von anderen Benutzern grundsätzlich nicht gelesen oder bearbeitet werden.

Wieso ist mein neu angelegter Benutzer nicht freigeschaltet?

Nach dem Anlegen eines neuen Benutzers muss die eingegebene Person als Benutzer freigeschaltet werden.

Dazu klicken Sie oben im Menü auf ‚Bearbeiten‘ - ‚Einstellungen’ und dann auf die Karteikarte ‚Login’. Dort steht der neu angelegte und noch nicht freigeschaltete Benutzer, der mit dem Button ,Freischalten‘ aktiviert werden kann.

Wie lege ich einen neuen Benutzer an?

Alle Benutzer die mit dem Programm arbeiten, müssen als Person erfasst sein, sowohl mit Namen und dem entsprechenden Kürzel, mit dem Sie sich bei Aufruf des Programms anmelden sollen.

Zum Anlegen eines Benutzers klicken Sie auf das Personenmodul oder verwenden die Tastenkombination .
Es öffnet sich die Personentabelle.
In der Tabelle öffnen Sie über die rechte Maustaste das Kontextmenü und klicken auf ‚Neuen Benutzer anlegen‘.

Sie gelangen in eine Maske, in der Sie folgende Werte eingeben:
- Namen
- Diktatzeichen
- Benutzertyp (Auswahl aus Pop-Down Menü)
- Benutzerkürzel (maximal sechs Buchstaben). Jedes Benutzerkürzel kann nur einmal angelegt werden!

Dann sichern Sie Ihre Eingaben mit dem grünen Häkchen oben links.
Zum Anlegen eines weiteren Benutzers klicken Sie im Baum wiederum mit der rechten Maustaste den Hauptknoten (Name der Person) an und dort auf 'Neuer Benutzer‘.
Auf Wunsch können noch weitere personenbezogene Daten, wie Adresse, Telefonnummer, etc zu dem Benutzer eingegeben werden. Dafür im Baum den gewünschten Eintrag auswählen. Durch ANklicken der rechten Maustaste wird ein Menü angezeigt, aus dem man die gewünschte Aktion auswählen kann.

Als nächstes muss die eingegebene Person als Benutzer freigeschaltet werden. Dazu oben im Menü ‚Bearbeiten‘ ‚Einstellungen’auswählen und auf Karteikarte ‚Login’ klicken. Dort steht der neu angelegte und noch nicht freigeschaltete Benutzer, der mit dem Button ,Freischalten‘ aktiviert werden kann.

Mehrmandantenfähigkeit

Der JUDAS ist mehrmandantenfähig, dass heißt er kann mehrere Firmen oder Kanzleien gleichzeitig auf einer Datenbank verwalten.
Der aktuelle Mandant wird beim Einloggen ausgewählt. Mandantenübergreifende Daten (Stammdaten) werden für Mandant 0 eingegeben und angepasst. Allerdings muss hierfür eine besondere Berechtigung vorhanden sein.

Ein Mandant ist standardmäßig angelegt und voreingestellt, wenn man keine weiteren benötigt, dann genügt es für diesen Benutzer anzulegen und die Stammdaten anzupassen.

Durch Anklicken der grauen Schaltfläche mit der Beschriftung Stammdaten wird die Bedienungsleiste mit den Stammdaten eingeblendet. Hier können die Standardeinstellungen angepasst werden.

Voreinstellungen JUDAS

Das Programm wird mit einem Bestand an Stammdaten ausgeliefert, so dass sofort damit gearbeitet werden kann.
Es wird aber empfohlen die Standardeinstellungen zu überprüfen und individuell anzupassen, bevor das Programm eingesetzt wird, da sonst einige Programmteile wie z.B. die Buchhaltung, nicht wie gewünscht funktionieren.
Nachdem Sie nun den Programmpunkt JUDAS aufgerufen haben, erfolgt vom Programm eine Zugangsprüfung. Geben Sie hier im Feld Benutzer das Kürzel für den Systemadministrator ein. Dieses lautet ADM.
Nach Starten des Programms werden auf der Leiste links die Module angezeigt, die zur Verfügung stehen. Das Programm ist so aufgebaut, dass grundsätzlich immer nur ein Modul aktiv ist und bearbeitet werden kann.

Wie bearbeite ich eine bestehende Person oder Akte?

Das Bearbeiter einer bestehenden und geöffneten Person oder Akte erfolgt immer durch ein Anklicken des - Symbols in der Arbeitsleiste. Nach erfolgter Bearbeitung ist die Änderung mit dem Anklicken des grünen Häkchens zu bestätigen.

Wie öffne ich die einzelnen Module?

Die jeweiligen Module des JUDAS werden durch einen einfachen Mausklick auf das entsprechende Symbol in der Symbolleiste auf dem linkem Bildschirmrand geöffnet.
Nach dem Öffnen des Auswahlfensters können Sie die entsprechende Person oder Akte per Doppelklick öffnen.

Wie lege ich eine neue Person an?

Nachdem Sie das Personemodul durch anklicken geöffnet habe können Sie über die rechte Maustaste und das sich damit öffnende Kontextmenü eine neue Person anlegen. Dies kann eine natürliche oder juristische Person oder auch eine Behörde sein.

Über die selbe Tastenfolge können Sie auch eine bereits bestehende Person bearbeiten.

Wie richte ich meine E-Mail-Konten ein?

Lesen Sie hierzu bitte die Kurzanleitung E-Mail (240 KB)